Przygotowanie i doręczanie korespondencji wydaje się być prostym procesem. Piszemy list, wkładamy do koperty, naklejamy znaczek, wrzucamy do skrzynki. Listonosz zabiera list ze skrzynki i doręcza go do adresata. Jeśli do wysłania mamy kilka listów, proces wygląda podobnie. Sprawa się nieco komplikuje, gdy nadanie liczy kilkaset lub kilkadziesiąt tysięcy listów, np. faktury dla klientów z naszego systemu fakturowania. Niestety przygotowanie i doręczenie takiej ilości korespondencji we własnym zakresie staje się już trudniejsze, nie wspomina jąc o kosztach i zasobach ludzkich do tego potrzebnych. I tym właśnie zajmuje się Speedmail. Współpracując z przedstawicielami
rynku poligraficznego, przygotowujemy korespondencję na potrzeby naszych klientów, doręczamy ją do adresatów, a na koniec przekazujemy klientowi raport obrazujący rezultat całego działania. Jak wygląda ten proces i na co warto zwrócić uwagę w jego przebiegu?

Import danych do systemu produkcyjnego

System produkcyjny jest centralnym narzędziem (oprogramowaniem) umożliwiającym powiązanie wszystkich etapów związanych z produkcją oraz doręczaniem korespondencji. Dlatego bardzo ważne jest, aby było to oprogramowanie spełniające wszystkie oczekiwania użytkowników oraz dostosowane do potrzeb narzuconych przez procesy. Optymalnie jest jeśli użytkownik (dział IT) ma możliwość ingerencji w zachowania systemu i może go modyfikować, dostosowywać do własnych potrzeb. W szczególności dotyczy to raportów – musimy pamiętać, że nasze potrzeby oraz potrzeby klientów się zmieniają.

W procesie obsługi korespondencji sam system jednak nie wystarczy. Potrzebne są dane, które system będzie mógł przetwarzać i udostępniać uprawnionym użytkownikom. Tymi danymi są dane adresowe przesyłek oraz ewentualnie unikalne numery dla tych przesyłek. Nadawca musi więc dostarczyć takie dane do operatora. Jeśli nadawca oczekuje również przygotowania korespondencji, oprócz danych adresowych musi przekazać jednocześnie dane niezbędne do jej przygotowania. Dane przekazane przez nadawcę przekształcane są do odpowiedniego formatu – standardu,
który umożliwi zaimportowanie ich do systemu produkcyjnego. Dane mogą być przekazywane w najrozmaitszych formatach, np. TXT, CSV, DOC, DOCX, XML, PDF itd.

Innymi sposobami na przekazywanie danych jest wykorzystanie technologii Web Services lub API. Jest to rodzaj usługi udostępnianej (w tym przypadku) przez operatora pocztowego, umożliwiającej odczyt lub zapisanie danych w systemie operatora. Ten sposób działania wymaga jednak dostępu do kodu źródłowego oprogramowania wykorzystywanego przez nadawcę. Zalecany jest więc dla firm posiadających własny dział IT. Speedmail dysponuje oprogramowaniem GreenWeb, które przygotowane zostało dla klientów-nadawców. Jest to system webowy (działający w przeglądarce na dowolnej platformie systemowej), umożliwiający przygotowanie nadań przesyłek, nadruk kopert, przygotowanie książek nadawczych oraz automatyczne przesłanie danych bezpośrednio do systemu produkcyjnego operatora.

Cały artykuł można przeczytać w numerze 3/2014 magazynu "Przemysł Farmaceutyczny"

Fot.: Speedmail Sp. z o.o.