Trwająca na rynku wymiana systemów to nie chwilowy trend, ale konieczność, która zadecyduje o przewadze konkurencyjnej. Wiele z wykorzystywanych w polskich przedsiębiorstwach systemów ERP ma bardzo ograniczone funkcjonalności, ponieważ firmy wdrażały je kilka czy nawet kilkanaście lat temu w zupełnie innej sytuacji biznesowej. Przez ten czas przedsiębiorstwa zwykle bardzo się rozwinęły i potrzebują wsparcia ze strony IT na zupełnie innym poziomie.

Cel optymalizacja!

Jednym z silniejszych argumentów przemawiających za inwestycją w nowe systemy ERP jest dążenie do optymalizacji kosztów, co szczególnie widać w firmach produkcyjnych. Doświadczenia pokazują, że w przypadku przedsiębiorstw przemysłowych systemy klasy ERP i MES przyczyniają się do zwiększenia efektywności produkcji o 15-25%, zredukowania czasu przestoju maszyn o 30-50%, czy też skrócenia czasu wprowadzenia nowego produktu na rynek o 20-50%. Osiągnięcie podobnych wartości jest niemożliwe bez zastosowania inteligentnych algorytmów, które są w stanie zbierać dane z poziomu hali produkcyjnej, wykrywać i rozwiązywać niedostrzegalne dotąd problemy, związane choćby ze zużyciem maszyn, zmęczeniem komponentów czy optymalizacją wykorzystania zasobów wytwórczych.

Współczesne systemy są znacznie bardziej funkcjonalne, łączą możliwości systemów ERP oraz BI, MES, HCM czy WMS. Są też znacznie łatwiejsze w obsłudze i mają nieporównywalnie większe możliwości analizowania informacji, co przekłada się na szybsze podejmowanie trafnych decyzji – zauważa Andrzej Morawski, wiceprezes zarządu firmy BPSC, dostawcy systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem

Warto również wspomnieć o znaczeniu unijnych funduszy. Choć wsparcie jest niższe niż w poprzedniej perspektywie, to wciąż można dzięki pozyskanym środkom realizować znaczące projekty informatyczne. To dla firm dodatkowy bodziec, który skłania je do informatyzacji – dodaje Andrzej Morawski.

W takich momentach często pojawia się również pytanie i wątpliwość, czy aby nie lepiej wprowadzić modyfikacje. Jednak patrząc pod kątem optymalizacji kosztów modyfikacja starego systemu na dłuższą metę jest nieopłacalna i nieracjonalna. To trochę tak jakby do starego samochodu zamontować spojler – choć wydamy pieniądze, to w praktyce zmieni się niewiele.

Utrzymywanie i modyfikacja starego systemu wymaga z jednej strony technologii integracyjnych, z drugiej czasu, zasobów osobowych i prowadzenia prac programistycznych. W sytuacji, gdy na rynku IT mamy do czynienia z dużą rotacją na rynku pracy, odejście z firmy członków zespołu odpowiedzialnego za modyfikacje, oznacza ryzyko braku właściwego wsparcia systemu i perspektywę kolejnych wydatków.

Doświadczenie pokazuje, że nowy system bywa znacząco tańszy i łatwiejszy w utrzymaniu od starego a przy tym jest nieporównywalnie lepszy od strony funkcjonalnej czy interfejsu użytkownika – przekonuje Andrzej Morawski z BPSC.

Wymiana to nie trend tylko konieczność

Analizując dane GUS-u można zauważyć, że w ubiegłym roku na rynku ERP rozpoczął się proces wymiany systemów i będzie on kontynuowany. Ze statystyk firmy BPSC wynika, że już co trzeci prowadzony proces przedsprzedażowy systemu Impuls EVO dotyczy wymiany dotychczas stosowanej aplikacji wspierającej zarządzanie firmą. Dla porównania, jeszcze 5 lat temu wymiana następowała w zaledwie 5% przypadków. Dane BPSC potwierdzają jednak ogólne rynkowe trendy. Według raportu Panorama Consulting Group niemal 17 proc. wdrożeń ERP na świecie to właśnie wymiany. Oznacza to, że oczekiwania biznesu względem informatycznego wsparcia dynamicznie się zmieniają.

Dobrym przykładem „pokoleniowej wymiany ERP” może być choćby jeden z naszych klientów, lubelska firma GT85 - producent myjni przemysłowych oraz maszyn dla przemysłu.  To przykład przedsiębiorstwa, które zdecydowało się na wymianę systemu klasy ERP właśnie ze względu na szybki rozwój biznesu i niewystarczającą funkcjonalność wykorzystywanego do tej pory oprogramowania – wyjaśnia wiceprezes BPSC.

Firma wyróżniona w ostatnim czasie m.in. przez miesięcznik Forbes oraz Puls Biznesu, to założone w 1999 r. przedsiębiorstwo, będące na początku przedstawicielstwem angielskiej firmy produkującej smary, w 2007 r. zmieniło profil swojej działalności tworząc pierwsze myjnie ultradźwiękowe. Następnie dwukrotnie - w 2011 r. oraz 2014 r - modernizowało i rozbudowywało park maszynowy. Zaczęło rozwijać się na tyle szybko, że wymiana systemu stała się nieodzowna. Mimo że GT85 do niedawna z powodzeniem używała systemu ERP we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa, rozwój działalności w kierunku produkcji urządzeń myjących pociągnął za sobą konieczność wykorzystania znacznie bardziej wyspecjalizowanego rozwiązania wspierającego produkcję.

Firma zdecydowała się więc na wdrożenie systemu Impuls EVO a zakres projektu obejmował implementację modułów: CRM, gospodarka materiałowa, finanse i księgowość, kadry i płace, zarządzanie produkcją oraz dystrybucję – wylicza Andrzej Morawski.

W związku z chęcią poprawy zarządzania samą produkcją, firma zdecydowała się również na wdrożenie MOM, czyli Mobilnego Obrotu Magazynowego, Elektronicznej Rejestracji Procesu Produkcji oraz Raportu PZM, narzędzia sprawdzającego się w bilansowaniu potrzeb przedsiębiorstw, których technologia produkcji zawiera sporą ilość półwyrobów, tak jak w przypadku GT85 Polska.

Co udało się osiągnąć? Stały dostęp online do każdego materiału wykorzystywanego w procesie produkcyjnym. Możliwa stała się kontrola minimalnych stanów magazynowych produkcji i stworzenie wirtualnego magazynu przyprodukcyjnego, gwarantującego łatwy dostęp do materiałów i półfabrykatów na stanowiskach produkcyjnych. A tym samym większa produktywność, optymalizacja zasobów i brak przekłamań i błędów, które powstawały wskutek ręcznego monitorowania danych.

Układanka ERP powinna być kompletna

Przed podobnymi wyzwaniami stają również inne przedsiębiorstwa, które szybko się rozwijają i w pewnym momencie stają przed koniecznością wymiany systemu, bo ten nie przekazuje np. informacji o całościowych kosztach produkcji lub nie pozwala skutecznie zarządzać zasobami ludzkimi. Badania, które przeprowadziła firma BPSC wśród swoich klientów w ubiegłym roku mówią, że choć 67% firm produkcyjnych posiada system ERP, to 47% z nich ma ograniczoną funkcjonalność.

Z naszych doświadczeń wynika, że odsetek  firm pozbawionych dostępu do bardziej zaawansowanych narzędzi planowania produkcji  MPS (Master Production Scheduling), MRP (Material Requirements Planning) czy APS (Advanced Planning System)- jest jeszcze większy. Im dalej w informatyczny las, tym ciemniej. Szczególnie kiepsko wygląda sytuacja w przypadku rozwiązań klasy MES, które zbierają informacje online bezpośrednio ze stanowisk produkcyjnych i transferują je do obszaru biznesowego. Rozmawiamy z wieloma firmami, które dopiero teraz zaczynają poważnie myśleć o informatyzacji tych obszarów – wyjaśnia Andrzej Morawski, wiceprezes BPSC.

Trudno rozpatrywać np. zarządzanie technologią produkcji w oderwaniu od jej planowania, rejestracji,  kalkulacji kosztów, kontroli jakości czy zarządzania wydaniami oraz przyjęciami produktów. System ERP powinien więc być postrzegany jako pewnego rodzaju układanka pasujących do siebie puzzli – jeśli jeden z elementów do niej nie pasuje lub też koszty jego integracji są nieracjonalne, to jest to sygnał, że wymiana jest konieczna. Teoretycznie wszystko da się zintegrować, pozostaje jednak pytanie o sensowność podjęcia takiej decyzji. W pewnym momencie nakłady przewyższają bowiem korzyści wynikające z połączenia aplikacji.

ERP dla wszystkich

Kiedyś systemy były dedykowane przede wszystkim szefom produkcji, finansów czy logistyki, dziś są narzędziem dostosowanym do potrzeb i wymagań niemal wszystkich pracowników w przedsiębiorstwie. Z jednej strony systemy ERP mają dostarczyć wiarygodnych, zintegrowanych informacji zarówno z wewnątrz organizacji, jak i źródeł zewnętrznych ułatwiając tym samym podjęcie decyzji na wysokim szczeblu zarządzania, z drugiej współczesny ERP to narzędzie dla pracownika ułatwiające mu wykonywanie codziennych obowiązków służbowych. Przekłada się to na znacznie większą intuicyjność obsługi w porównaniu ze starszymi rozwiązaniami, możliwość mobilnego dostępu informacji czy bardzo rozbudowaną funkcjonalność, znacznie wykraczającą poza obszar, który zwykle utożsamia się z ERP.

 

Źródło: Informacja prasowa

Fot:. 123rf.com