Zadaniem każdej firmy, w tym producenta i dystrybutora kosmetyków, jest jednoczesne spełnianie stale rosnących wymogów klientów i wymogów wynikających z aktów prawnych oraz byciem konkurencyjnym na rynku. Rozwiązaniem jest stosowanie usprawniających narzędzi e-gospodarki, jakimi są systemy automatycznej i elektronicznej wymiany danych – ADC (inaczej również: AI, Auto ID, AIDC) i EDI. Jednocześnie nie wszystkie systemy automatycznej i elektronicznej wymiany danych są tymi, które przynoszą największe korzyści i to zarówno dla tej firmy, która je wdrożyła, jak dla pozostałych uczestników łańcucha dostaw. W tym celu konieczne jest stosowanie rozwiązań i systemów uwzględniających wyłącznie globalne standardy w tym zakresie, zarówno wewnątrz firmy oraz w kontaktach z jej otoczeniem, w tym z dostawcami i odbiorcami. Istotne jest też efektywne wdrażanie narzędzi e-gospodarki. W praktyce obserwuje się niestety procesy wdrożeniowe, których efektywność bywa celowo zaniżana.

Stosowanie narzędzi e-gospodarki: ADC i EDI zgodnie ze standardami globalnymi gwarantuje pozyskiwanie aktualnej i bezbłędnej informacji o wymaganej szczegółowości danych, aby móc podejmować trafne decyzje gospodarcze, a jednocześnie zapewnić śledzenie produktu kosmetycznego w całym łańcuchu dostaw poprzez wprowadzenie lot-based traceability, zgodnie z wymogami Rozporządzenia Komisji UE nr 1223/2009, które obowiązuje od 11.07.2013 roku. Szerokie korzyści z zastosowania ADC i EDI, w tym: automatyka przyjęć, lokalizacji, kompletacji, wydań; redukcja pracochłonności, a tym samym kosztów, eliminacja błędów, efektywne zarządzanie – to wszystko prowadzi do zwiększenie konkurencyjności.

EDI/ebXML – wymiana dokumentów elektronicznych

Aktualnie większość firm kosmetycznych wykorzystuje systemy informatyczne, zakupowe czy finansowo-księgowe, do których dane pochodzą z różnych dokumentów – typu zamówienie, faktura itp., w tym generowanych i przesyłanych komputerowo. Elektroniczną wymianą danych w powszechnym rozumieniu jest każde przesłanie dokumentu transakcyjnego, w formie pdf lub skanu drogą elektroniczną. Tego typu usprawnienie nie ma nic wspólnego z Elektroniczną Wymiana Danych (EDI), czyli systemem elektronicznej wymiany standardowych dokumentów, które stosuje się w celu usprawnienia wewnętrznych i zewnętrznych procesów rozliczeniowo-księgowych w całym łańcuchu dostaw. Z tych względów nie dotyczy to także tak zwanego EDI według rozwiązania jednej firmy czy nawet w ramach firm jednej branży, ale wyłącznie według standardu globalnego ONZ. W ramach systemu GS1 na tej bazie opracowano globalne standardy komunikacyjne o wspólnej nazwie GS1 eCom (GS1 e-Communication), które umożliwiają automatyzację współpracy gospodarczej, w tym transakcji handlowych, między wszystkimi parterami. GS1 eCom udostępnia dwa uzupełniające się standardy:

•    tradycyjne EDI, realizowane w Polsce za pośrednictwem operatorów EDI wg GS1 EANCOM®/ EDIFACT,

•    oraz poprzez formatki XML wg GS1 XM.

Przez używanie w tych dokumentach globalnych identyfikatorów wyrobów – numerów GTIN, lokalizacji/firm – numerów GLN i jednostek logistycznych – numerów SSCC, standardy te umożliwiają bezpośrednią integrację danych gromadzonych w trakcie skanowania np. surowców lub wyrobów gotowych podczas np. przyjęć lub wydań magazynowych. Na ich podstawie generowane są elektroniczne dokumenty handlowe. Wyżej wymienione standardy dają możliwość tworzenia bezpośrednich powiązań pomiędzy przepływem fizycznym wyrobów a informacjami, które ich dotyczą, umożliwiając partnerom handlowym wymianę dokumentów w prosty, niezawodny i możliwie mało kosztowny sposób.

Gs1: Globalny Język Biznesu

System globalny najpierw w zakresie ADC, a potem EDI zapoczątkowali Amerykanie, w skrócie nazywając go systemem UCC. Wkrótce na jego wzór opracowano system europejski, zwany w skrócie EAN. Z czasem te dwa systemy się połączyły się w jeden ogólnoświatowy i międzybranżowy, zwany EAN.UCC, a od 2005 roku zwany GS1. GS1 to nazwa systemu globalnych standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych, tworzących rozwiązania wspierające efektywne zarządzanie w łańcuchu dostaw, w tym ADC i EDI. GS1 to również obecna nazwa międzynarodowej organizacji non-profit, której prace są inicjowane przez użytkowników. Zarządza ona, poprzez organizacje krajowe, systemem standardów, opracowanym na potrzeby globalnego i lokalnego łańcucha dostaw towarów i usług, niezależnie od branży i sektora gospodarczego, w tym administracji państwowej.

Obejmuje on ponadto rozwiązania typu: Traceability (śledzenie), Upstream (zaopatrzenie), MobileCom (komunikację mobilną, w tym e-handel). GS1 jest najczęściej stosowanym systemem standardów na świecie. Organizacją krajową Systemu GS1 w Polsce od początku, czyli od marca 1990 do maja 2016 roku, był Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM) z siedzibą w Poznaniu, który jako lider e-gospodarki działa na rzecz usprawniania funkcjonowania firm od 50 lat. Przez ostatnie ponad ćwierćwiecze wdraża w krajowej gospodarce, w tym firmach kosmetycznych, systemy ADC i EDI zgodnie z GS1, pełniąc funkcję organizacji krajowej GS1 Polska (aktualnie jest jej  fundatorem i merytorycznym partnerem).

Systemy automatycznej identyfikacji – ADC

Systemy automatycznej identyfikacji w gospodarce cywilnej i wojskowej z 6 technik ADC bazują i w dającej się przewidzieć przyszłości nadal bazować będą na technologii kodów kreskowych. Jednocześnie mając do wyboru kilkaset symbolik kodów kreskowych, mamy na uwadze jako jedyne efektywne w omawianym zakresie w branży kosmetycznej wyłącznie kody kreskowe GS1. Są to kody liniowe typu EAN/UPC: EAN8, EAN-13, UPC-A lub UPC-E; kod ITF-14, a przede wszystkim kod GS1-128. Systemy informatyczne, wykorzystujące ADC poprzez te kody, stosuje się przede wszystkim w celu poprawienia efektywności często powtarzających się operacji: ewidencji, transakcji, kontroli i sterowania, w tym szczególnie w:

• gospodarce magazynowej, 
• rejestracji transakcji (w zaopatrzeniu produkcji, w handlu hurtowym i detalicznym),
• monitorowaniu i kontroli produkcji w toku,
• monitorowaniu i kontroli transportu,
• śledzeniu przepływu towarów w łańcuchu dostaw,
• kontroli obiegu dokumentacji,
• kontroli obecności i czasu pracy, itp.

Poza handlem detalicznym, najczęściej usprawniana w ten sposób jest gospodarka magazynowa, w zakresie zaopatrzenia i zbytu, poczynając od dostawcy surowców, półfabrykatów, półproduktów i opakowań, a na gotowych wyrobach kosmetycznych kończąc.

Cały artykuł został opublikowany w nr 6/2017 dwumiesięcznika "Przemysł Farmaceutyczny".