Czy w branży farmaceutycznej warto zajmować się optymalizacją procesów administracyjnych? Okazuje się, że dzięki temu można uzyskać usprawnienia, zwłaszcza w obrębie łańcucha dostaw, które wzmocnią pozycję firmy. – Procesy administracyjne, na wewnętrznym przepływie informacji zaczynając, przez zamawianie opakowań, na realizacji zamówień kończąc, potrafią generować spore, niepotrzebne koszty. Może to negatywnie wpływać na jakość produktów czy obsługi klienta – mówi Aneta Lech, ekspertka Staufen Polska, firmy zajmującej się wdrażaniem lean management, czyli „szczupłego zarządzania”.

W dziale zakupów i zaopatrzenia pewnej firmy farmaceutycznej eksperci firmy Staufen stwierdzili, że pracownicy byli zaangażowani przede wszystkim w czynności operacyjno-administracyjne. Zajmowały im 44% czasu pracy.

Co wtedy robili?

– Uzupełniali dane w SAP czy listy w Excelu, aktualizowali dane klientów, prowadzili korespondencję, sporo czasu zajmowały też wewnętrzne wyjaśnienia i zapytania – mówi Aneta Lech.

To czynności poboczne. Z punktu widzenia wytwarzania wartości, za którą gotów jest zapłacić klient – nieistotne. Czynności strategiczne, jak badanie rynku zaopatrzenia i opieka nad dostawcami, stanowiły 10% czasu pracy. Natomiast czynności związane z główną działalnością, czyli na przykład realizacja zamówień czy opracowywanie ofert, 46%. – Wynika z tego, że maksymalnie tylko 56% czynności kreowało wartość dodaną. Po analizie okazało się, że 20% czynności można w ogóle wyeliminować, a czynności poboczne zredukować do 25% – mówi Aneta Lech.

Jakie rezultaty przyniosła optymalizacja?

Po wdrożeniu zasad lean management udział czynności strategicznych wzrósł do 35%. W powiązaniu z usprawnieniem czynności związanych z działalnością główną uzyskano 75% czasu pracy kreującej wartość dodaną. – Pracownicy mieli więcej czasu na rozwijanie kontaktów z dostawcami, badanie rynku czy realizację zamówień – dodaje Aneta Lech.

Więcej informacji o firmie: www.staufen.pl

Źródło i fot.: Straufen