Postępowania wyjaśniające (investigation) mogą być przeprowadzone w związku z wyjaśnianiem różnych przyczyn. Można do nich zaliczyć np.:
• wytworzenie produktów/półproduktów/materiałów niespełniających wymagań jakościowych;
• wycofanie z obrotu/wstrzymanie w obrocie produktu leczniczego; reklamację produktu;
• otrzymanie w trakcie prowadzonych badań i testów wyników OOS/OOL/OOT (out of specification, out of limit, out of trend);
• powstawanie odchyleń, niezgodności w procesie wytwarzania;
• występowanie niepokojących/niekorzystnych trendów jakościowych dla produktów/materiałów/środowiska wytwarzania/procesów (stwierdzonych np. podczas badań stabilności, rutynowego monitoringu środowiska, rocznych przeglądów jakości produktów, analizy trendów itp.);
• niezgodności krytycznych stwierdzonych w trakcie audytów i inspekcji.

    W związku z powyższym podstawę rozpoczęcia postępowania wyjaśniającego mogą stanowić różne dokumenty systemowe, funkcjonujące w systemie zapewnienia jakości, zgodnym z wymaganiami cGMP.

Służby odpowiedzialne
    Ze względu na różnorodny charakter i rodzaj niezgodności czy odchyleń, związanych z procesem wytwarzania produktów leczniczych, oraz ich różną krytyczność i zakres wpływu, w tym m.in. na jakość i bezpieczeństwo stosowania produktu i/lub funkcjonowanie systemu zapewnienia jakości, decyzję o rozpoczęciu postępowania wyjaśniającego powinny podejmować służby odpowiedzialne za zapewnienie jakości (QA). Powinny one też być odpowiedzialne za przeprowadzenie
i/lub koordynowanie dochodzeń wyjaśniających.
    Umiejscowienie takich odpowiedzialności w obszarze zapewnienia jakości związane jest w dużej mierze z potrzebą zapewnienia obiektywizmu, niezależności oraz wieloaspektowej oceny w trakcie przeprowadzanych postępowań. Czynny udział w postępowaniach to również odpowiedzialność wszystkich komórek organizacyjnych  firmy, związanych z niezgodnością będącą przedmiotem dochodzenia. Udział ten może obejmować m.in. zgromadzenie i udostępnienie wymaganych danych i dokumentów systemowych oraz informacji w celu sprawnego przeprowadzenia postępowania, dostarczenie wyjaśnień i opinii, a także udział w odtworzeniu przebiegu procesu. Po podjęciu decyzji o rozpoczęciu postępowania wyjaśniającego informacja o tym fakcie powinna zostać przekazana co najmniej do Osób Wykwalifikowanych oraz do obszarów związanych z niezgodnością bądź też osób zaangażowanych w dochodzenie.

Przebieg postępowania
    Pełne postępowanie wyjaśniające może składać się z następujących etapów:
• dochodzenie wyjaśniające właściwe (opisane poniżej) obejmujące głównie zbieranie i wyjaśnianie informacji związanych z niezgodnością oraz ich podsumowanie;
• ustalenie przyczyny lub potencjalnej przyczyny niezgodności;
• zdefiniowanie działań CAPA (corrective and preventive action), odpowiednich do wyników/ustaleń działań opisanych powyżej;
• ocenę wpływu niezgodności na serię/serie produktu/ inne produkty oraz określenie dalszego postępowania z nimi;
• opracowanie i zatwierdzenie raportu z postępowania wyjaśniającego.

    Każde postępowanie powinno zostać zakończone w jak najkrótszym czasie, ze względu na potencjalny dalszy wpływ przyczyny niezgodności, np. na inne serie produktu, inne produkty czy same procesy. Pomocne w tym względzie jest określenie proceduralnych limitów czasowych na przeprowadzenie postępowania.
    Prowadząc postępowania wyjaśniające nie zawsze możliwe będzie ustalenie pewnej i jednoznacznej przyczyny niezgodności. W takich sytuacjach powinny zostać zdefiniowane najbardziej prawdopodobne przyczyny. Z punktu widzenia zapewnienia jakości najważniejszymi etapami postępowania są określenie przyczyn, adekwatnych działań CAPA oraz ocenienie wpływu niezgodności i jej przyczyn na wytwarzane produkty, oraz prowadzone procesy. Ważnym aspektem jakościowym i systemowym, o którym nie można zapomnieć, jest ocena efektywności zrealizowanych działań CAPA. W przypadku stwierdzenia, że podejmowane działania nie były efektywne, konieczne będzie ustalenie przyczyny braku tej efektywności oraz zdefiniowanie dodatkowych działań CAPA.

Właściwe dochodzenie
    Postępowanie wyjaśniające właściwe to czynności i działania mające na celu wyjaśnienie oraz ustalenie przyczyny danego stanu rzeczy, a więc są to aktywności prowadzące do odpowiedzi na pytania: dlaczego? jak? kiedy? kto? gdzie?
    Dla dochodzenia wyjaśniającego właściwego trudne jest zdefiniowanie jednego wspólnego trybu postępowania, analogicznie jak ma to miejsce np. w postępowaniach śledczych przeprowadzanych przez wydziały śledcze Policji. Związane jest to m.in. z różnorodnością tematyczną zdarzeń stanowiących podstawę ich rozpoczęcia. W związku z powyższym każde dochodzenie właściwe powinno być przeprowadzane indywidualnie, w zależności od charakteru, rodzaju, skali oraz wpływu zaistniałej niezgodności.
    W niektórych przypadkach dochodzenie to może być trudne, skomplikowane i pracochłonne, a do jego przeprowadzenia może okazać się niezbędna bardzo specjalistyczna wiedza (technologiczna, techniczna, analityczna) oraz szeroka znajomość procesów, produktów czy systemu. Dochodzenie wyjaśniające właściwe może obejmować np.:
• wstępną analizę niezgodności oraz jej wpływ na jakość i bezpieczeństwo produktu, którego dotyczy lub innych wytwarzanych produktów, w celu podjęcia (w uzasadnionych przypadkach) decyzji przez osoby upoważnione o czasowym wstrzymaniu wytwarzania produktu/produktów, do czasu zakończenia postępowania
wyjaśniającego;
• analizę odpowiedniej dokumentacji systemowej (rejestrującej i specyfikującej), np. raporty szarżowe, rejestry, dzienniki, specyfikacje, instrukcje technologiczne, instrukcje postępowania, standardowe procedury operacyjne, świadectwa badania, zapisy z monitoringu przemysłowego itp.;
• odtworzenie przebiegu zdarzenia; uzyskanie informacji od osób bezpośrednio zaangażowanych w proces wytwarzania (np. rozmowy z wykonawcami, wizje lokalne);
• wyjaśnienie przyczyn powstania niezgodności przez obszary związane z powstaniem niezgodności;
• wykonanie dodatkowych badań, testów, sprawdzeń, prób technologicznych, przeglądów wyposażenia technicznego oraz analizę otrzymanych wyników.

    Każde przeprowadzone postępowanie wyjaśniające kończy raport z postępowania wyjaśniającego, który opisuje i podsumowuje przeprowadzone dochodzenie oraz jego wyniki.

    Merytoryczne, sprawne, terminowe i prawidłowe przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego powinno pozwolić na zidentyfikowanie i wyeliminowanie przyczyny niezgodności oraz ograniczenie jej wpływu i skutków, co stanowi jeden z kluczowych aspektów systemu zapewnienia jakości podczas wytwarzania produktów leczniczych. Niewyeliminowanie przyczyn niezgodności może m.in.:
• wpłynąć na zwiększenie ryzyka jakościowego, jak również ryzyka biznesowego,
• stanowić zagrożenie dla jakości i bezpieczeństwa stosowania produktów,
• wpływać na zmniejszenie efektywności, pewności i powtarzalności przeprowadzanych procesów,
• doprowadzić do powiększenia kosztów wytwarzania, powiększenia skali problemu itp.

    Optymistycznym zakończeniem dla czytelników tego artykułu niech będą życzenia, aby podczas szeroko pojętego wytwarzania produktów leczniczych nie było zdarzeń inicjujących uruchomienie procedury postępowań wyjaśniających i tym samym nie było potrzeby wcielania się w rolę „farmaceutycznego detektywa”.

 

Autor: Halina Jabłońska, Sanfarm Sp. z o.o. Grupa Kapitałowa Polfa Warszawa S.A.

Artykuł został opublikowany w magazynie "Przemysł Farmaceutyczny" nr 1/2012

Źródło fot.: www.sxc.hu