Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca przed dopuszczeniem do pracy ma obowiązek wyposażyć pracownika w środki ochrony osobistej odpowiednie do zagrożeń występujących na danym stanowisku. Każdy pracownik musi posiadać kartotekę, w której zapisane są obowiązujące normy i wydane środki ochrony osobistej. Mają one określoną datę ważności, po upłynięciu której niezbędna jest wymiana. Okres ważności hełmu ochronnego na ogół wynosi od 4 do 10 lat i jest liczony od dnia produkcji. Wymianie dodatkowo podlegają środki ochrony, które uległy zniszczeniu lub uszkodzeniu. Zapewnienie aktualności dokumentacji i zapewnienie ciągłości w takim procesie wymaga zaangażowania dużych zasobów w postaci etatów i magazynu.

Model współpracy oferowany przez firmę Agrobud polegający na przejęciu procesu zarządzania środkami ochrony osobistej pozwala zabezpieczyć pełną logistykę, uszczelnić proces oraz zapewnić kompletność dokumentacji.

- Oferowany przez nas produkt powstał w oparciu o doświadczenie i specjalistyczną wiedzę z zakresu procesu zarządzania środkami ochrony osobistej. Wdrożenie outsourcingu środków BHP pozwala klientowi uszczelnić system dystrybucji i tym samym osiągnąć wymierne oszczędności finansowe - mówi Janusz Surma, Prezes Agrobud sp. z o.o. z Grupy Impel.

Specjalistyczne oprogramowanie Pro-Serv monitoruje wszystkie elementy procesu od zgłoszenia zapotrzebowania, poprzez wymianę, logistykę, aż do utylizacji zużytych lub nieaktualnych materiałów BHP. Każde działanie jest odnotowywane w systemie i zgodne z wewnętrznymi uregulowaniami klienta w zakresie minimum logistycznego, akceptacji zamówień itp. Na podstawie wprowadzanych danych system identyfikuje zasoby, które w najbliższym czasie wymagają wymiany i planuje zaopatrzenie oraz dostawę bezpośrednio do pracownika.

- System pozwala generować raporty, które są w pełni konfigurowalne i tym samym zgodne z funkcjonującymi w przedsiębiorstwie zasadami raportowania. Osoba nadzorująca realizację usługi ma wgląd do danych na temat zaplanowanych automatycznie dostaw oraz ich kosztów rozlokowanych w czasie. Dodatkowo może zrealizować dodatkowe zamówienie. Działanie po stronie klienta tym samym zostaje ograniczone do minimum - podsumowuje Janusz Surma. Złożone zamówienia są dostarczane za pomocą usługi kurierskiej w dowolne miejsce w całej Polsce.

Współpraca z klientem rozpoczyna się określeniem asortymentu, który będzie dostępny w ramach platformy

Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie grup pracowniczych oraz przydzielonych im środków ochrony osobistej. Po wpisaniu tych danych usługa jest w skonfigurowana i gotowa do uruchomienia. Agrobud oferuje dodatkowo pomoc w zagospodarowaniu pozostałych dotychczasowych stanów magazynowych.

Jedną z pierwszych firm, które zdecydowały się na outsourcing środków ochrony osobistej była firma Abra działająca w branży meblowej. Spółka zarządza siecią ponad 100 placówek handlowych znajdujących się na terenie całej Polski. Wdrożenie outsourcingu środków ochrony osobistej pozwoliło na usprawnienie procesów i zmniejszenie zaangażowanych w proces zasobów.

- Najważniejszą korzyścią jest uzyskane w krótkim okresie czasu obniżenia kosztów w tym obszarze. Dzięki jasnym i precyzyjnym zasadom współpracy dokładnie wiemy, kiedy nasze zlecenia zostaną zrealizowane. Mamy do dyspozycji nowoczesny system informatyczny do obsługi zamówień. System posiada w bazie wszystkie dane pracowników niezbędne do złożenia zamówienia. Wystarczy kilka sekund, aby skutecznie zrealizować zamówienie - mówi Wiktoria Kuczmańska, Kierownik ds. Kadr i Płac firmy Abra.

Obecnie ponad 6,5 tys. pracowników różnych firm zostało objętych programem outsourcingu BHP. System został wdrożony zarówno w dużych firmach o rozproszonej strukturze jak i również w firmach zatrudniających kilkaset osób. W każdej skali działalności można uzyskać oszczędności poprzez implementację systemu.