Urząd Zamówień Publicznych (UZP) pochylił się nad możliwością udzielania zamówień publicznych w trybie z wolnej ręki ze względu na tzw. wyjątkową (niedającą się przewidzieć) sytuację wymagającą natychmiastowego wykonania zamówienia (art. 214 ust. 1 pkt 5 PZP). Kontekst sytuacyjny opinii dotyczył w szczególności konieczności zakupu leków związanych z ochroną zdrowia i ratowaniem życia ludzkiego. Co ważne, omawiany tryb znajduje zastosowanie zarówno do zamówień poniżej jak i powyżej tzw. progów unijnych.

W wydanej 31 maja 2023 r. opinii UZP zwrócił w szczególności uwagę na trzy istotne okoliczności.

Po pierwsze, że każdorazowo to zamawiającego (w tym kontekście: szpital) obciąża obowiązek wykazania niezbędnych do zastosowania wolnej ręki przesłanek. Z jednej strony UZP wyjaśnił, że w sytuacji, w której konieczny jest zakup leku związanego z ochroną zdrowia i ratowaniem życia ludzkiego, z uwagi na fakt, że lek ten należy podać w jak najkrótszym czasie i jednocześnie nie ma możliwości zachowania terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia, z przyczyn niezależnych od zamawiającego, znajduje uzasadnienie udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Powyższe jednak wcale nie oznacza, że szpital jest zwolniony z obowiązku wykazania w sposób ścisły wszystkich przesłanek z art. 214 ust. 1 pkt 5 PZP w konkretnym stanie faktycznym.

Po drugie, UZP wyraźnie podkreślił, że istnieje różnica pomiędzy koniecznością natychmiastowej realizacji zamówienia a pilnością udzielenia zamówienia. Zastosowanie wolnej ręki nie będzie możliwe zawsze, kiedy zachodzi konieczność pilnego nabycia leków, ale tylko wówczas kiedy zachodzi konieczność natychmiastowego podjęcia działań niezbędnych do ograniczenia bezpośrednich skutków wystąpienia zdarzenia nieprzewidzianego np. usunięcia bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia lub życia ludzkiego. Innymi słowy, konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia oznacza maksymalny priorytet i szybkość jeszcze większą niż w trybie pilnym.

Po trzecie, w opinii UZP zwrócono uwagę, że wyjątkowa okoliczność, która uzasadnia możliwość sięgnięcia po tryb z wolnej ręki, nie może wynikać z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. W tym sensie okolicznościami uzasadniającymi wolną rękę nie mogą być np. zaniedbania w planowaniu postępowań, zwlekanie ze wszczęciem przetargu czy nieprawidłowe oszacowanie zapotrzebowania. Zamawiający (w tym kontekście: szpitale) są w tym przypadku podmiotami profesjonalnym, którzy umiejętnie świadczą usługi z zakresu ochrony zdrowia. Tym bardziej zatem są zobowiązani do zachowania należytej staranności przy planowaniu i udzielaniu zamówień publicznych.

Podsumowując, o ile opinia UZP nie zawiera tez o charakterze rewolucyjnym, tak należy pozytywnie ocenić sam fakt jej wydania z punktu widzenia branży medycznej. Z pewnością będzie ona stanowiła istotną wytyczną dla szpitali i dzięki temu usprawni proces zakupowy. Można wręcz twierdzić, że branża ta jak żadna inna, ze swojej istoty, musi uwzględniać okoliczności towarzyszące procesowi zakupowemu (w grę wchodzi tutaj przecież ochrona życia i zdrowia ludzkiego) i pamiętać, że formalizm przetargów publicznych nie jest celem samym w sobie.