Wiele firm działa na zasadzie „zawsze tak robiliśmy i było dobrze”. Czy innowacje są potrzebne? Czy firmy, którym dotychczasowy model działania przyniósł sukces, też muszą się zmieniać?

– Rynki się zmieniają i klienci się zmieniają, więc firmy też muszą się zmieniać. Lean management to spojrzenie na firmę i produkt właśnie z punktu widzenia klienta – wyjaśnia Maciej Wiertel, senior expert firmy Staufen, która świadczy usługi w zakresie lean management, innowacyjnych metod zarządzania. – Zadajmy sobie kilka ważnych pytań: czy klient płaci nam za czekanie na produkt? Czy płaci za to, że produkujemy za dużo? Czy płaci za niepotrzebne wożenie materiałów po oddalonych od siebie magazynach? A może za naprawianie błędów, które wynikają ze strukturalnych wad linii produkcyjnej?

Celem lean management, czyli „szczupłego zarządzania” jest optymalizacja procesów i struktur, ale także uelastycznienie firmy i przygotowanie jej na działanie w świecie nieustannych zmian. Jeśli możesz sobie pozwolić na ponoszenie niepotrzebnych kosztów i nie martwi Cię przyszłość, to nie potrzebujesz „szczupłego zarządzania”.

1. Stać cię na to, żeby produkować za dużo? Później będziesz się martwił, jak to sprzedać? Jeśli tak, to nie potrzebujesz lean management.

– Z naszych doświadczeń wynika, że firmy produkują nawet o 30% za dużo – mówi Maciej Wiertel. – Dlaczego? Nie myślą o potrzebach klienta, lecz o tym, żeby jak „najefektywniej”  wykorzystać swoje możliwości produkcyjne.

Jeśli produkujemy za dużo, potrzebujemy większej powierzchni magazynowej i dodatkowego transportu, a przede wszystkim musimy zapłacić pracownikom oraz dostawcom materiałów i surowców. Dodajmy do tego jeszcze wyższe rachunki za media. Wszystko to oznacza koszty i niepotrzebne zużycie zasobów firmy. Kluczem do długofalowego ograniczenia kosztów jest postawienie na jakość i jak najkrótszy czas dostawy produktu. To jest wartość, za którą płaci nam klient.

– Produkcja powinna być dostosowana do zamówień, a nie do struktury linii produkcyjnej i z góry przyjętych poziomów wydajności – dodaje prezes firmy Staufen. – Osiągamy to zamieniając tzw. system pchany na ciągniony. Na przykład
w firmie Sitech z Polkowic, która produkuje siedzenia do samochodów, pozwoliło to skrócić czas realizacji zamówień o 42%, a czas przetwarzania o 7%.

2. Nie musisz budować pozycji na rynku? Klienci dopasowują się do ciebie, a nie ty do nich? Jeśli twoja firma nie musi walczyć o klientów i nie ma na rynku konkurencji, to z pewnością nie potrzebujesz lean management.

Niektóre firmy, a nawet całe branże nie mają problemu ze zbytem. Istnieje jednak wiele przykładów przedsiębiorstw, które miały bardzo mocną pozycję na rynku, a jednak ją utraciły. Dlaczego? Ponieważ przestały się rozwijać i szukać innowacyjnych rozwiązań.

– Rynki coraz bardziej się otwierają. Taka jest obecnie tendencja i nic nie wskazuje na to, żeby miała się zmienić – mówi Maciej Wiertel. – Dlatego konkurencja będzie nie tylko coraz większa, ale i coraz bardziej nieprzewidywalna. Polska branża meblowa niemal zdominowała dziś rynki niemiecki i austriacki, ale to wcale nie znaczy, że tak będzie zawsze.

W czasach, kiedy cykl życia produktów jest coraz krótszy, klienci oczekują coraz większej liczby wariantów lub wręcz produktów zindywidualizowanych, a globalna konkurencja coraz bardziej naciska, możliwość szybkiego reagowania na zmiany to niebagatelny atut.

3. Procesy w twojej firmie może nie są przejrzyste, ale przecież wszystko działa. Po co to zmieniać? Jeśli nie musisz wiedzieć, w jaki sposób i jakim kosztem w twojej firmie powstaje wartość, to nie potrzebujesz lean management.

W firmach produkcyjnych jednym z elementów „szczupłego zarządzania” jest minimalizowanie czasu potrzebnego na przezbrojenie maszyn. To umożliwia pracownikom skoncentrowanie się na operacji wytwarzania, skraca przestoje, likwiduje zbędne zapasy, jednym zdaniem – poprawia wydajność. Wiele na pozór niewielkich zmian przynosi zwykle wymierne korzyści.

– Każda firma ma swoją własną drogę i własną specyfikę – wyjaśnia Maciej Wiertel. – Ważna jest jedna rzecz: zmiana nie powinna być prowadzona z zewnątrz. My jesteśmy najbardziej potrzebni tylko na początku. Wdrażanie lean management nie ma sensu, jeśli po naszym wyjściu z firmy wszystko wraca na dawne tory.

Dlaczego jest tak ważne, żeby procesy w firmie były przejrzyste? Ponieważ dzięki temu łatwiej będzie optymalizować przepływ i dostosowywać się do wymagań rynku.

4. Nigdy nie słuchałeś pracowników i nie musisz tego robić? Twoja firma świetnie sobie bez tego radzi? Jeśli tak, to nie potrzebujesz lean management.

W ramach wdrażania lean management w pewnej brytyjskiej fabryce samochodów zostały wprowadzone cogodzinne raporty dotyczące kluczowych mierników produkcji. Kadra średniego szczebla poczuła się zagrożona. Jawnie wymagała, żeby dane w raportach miały kolor zielony, wskazujący na brak problemów.

– Tymczasem w lean chodzi właśnie o to, żeby pojawiały się „czerwone cyferki” – mówi Maciej Wiertel. – Wskazują miejsca z potencjałem, w których można lub wręcz trzeba jeszcze coś poprawić. Lean management nie polega na jednej kompleksowej zmianie narzuconej z góry, lecz na nieustannym, oddolnym poprawianiu szczegółów.

Pracownicy, także Ci pracujący na linii, mają do odegrania ważną rolę. Kto lepiej niż oni wie, jak można ułatwić i poprawić ich pracę? Kto lepiej niż oni widzi na co dzień zakłócenia w łańcuchu wytwarzania?

5. Jakość, efektywność czy optymalizacja to według Ciebie tylko hasła? Twoja firma świetnie sobie radzi bez innowacji? W takim razie nie potrzebujesz lean management.

Lean management znakomicie sprawdza się w czasach spowolnienia gospodarczego, ponieważ pozwala wykorzystać potencjał firmy i ograniczyć koszty bez drastycznych posunięć, czyli przede wszystkim zwolnień.

– Niektóre branże w Polsce chyba nie odczuły jeszcze kryzysu – mówi Maciej Wiertel. – Dlatego brakuje im impulsu do zmian. Jednak lean management to nie tylko taktyka obliczona na przetrwanie kryzysu. To raczej strategia, która pozwala na długofalowy rozwój firmy bez konieczności ponoszenia dużych nakładów na inwestycje. Zmiany, które wprowadzamy zawsze przekładają się na konkretne liczby.

Wiele firm działa na zasadzie „zawsze tak robiliśmy i było dobrze”. Wiele firm, które tak działały, już nie istnieje.

Więcej Staufen

Fot.: www.freeimages.com